Kỹ năng giao tiếp luôn là một trong những kỹ năng quan trọng nhất cho dù bạn có thừa nhận hay không thì hàng ngày chúng ta đều buộc phải giao tiếp với mọi người. Và đừng lầm tưởng kỹ năng giao tiếp ở đây là nói chuyện trực tiếp với nhau thôi đâu nhé.
Trong thời đại 4.0 hiện nay khi mà công nghệ ngày càng phát triển thì việc giao tiếp bằng nhiều hình thức khác nhau như qua điện thoại, mạng xã hội, thư điện tử, livestream,…
Đương nhiên kỹ năng giao tiếp trực tiếp mặt đối mặt vẫn đóng vai trò chủ đạo, nhất là trong bài viết này khi chúng ta bàn về vấn đề kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc sao cho đúng cách.
1. Kỹ năng lắng nghe
Là một người nghe giỏi là một trong những cách tốt nhất để trở thành một người giao tiếp tốt. Không ai thích giao tiếp với một người chỉ quan tâm đến việc đặt vấn đề của mình và không dành thời gian để lắng nghe người khác. Nếu bạn không phải là một người biết lắng nghe, sẽ rất khó để hiểu được bạn đang được yêu cầu làm gì.
Dành thời gian để thực hành lắng nghe tích cực. Kỹ năng lắng nghe liên quan đến việc chú ý đến những gì người khác đang nói, hỏi những câu hỏi làm rõ và lặp lại những gì người đó nói để đảm bảo sự hiểu biết. Thông qua kỹ năng lắng nghe tích cực, bạn có thể hiểu rõ hơn những gì người khác đang cố gắng nói và có thể trả lời một cách thích hợp.
2. Giao tiếp phi ngôn ngữ
Ngôn ngữ cơ thể của bạn, giao tiếp bằng mắt, cử chỉ tay, và giọng nói của tất cả các màu sắc thông điệp bạn đang cố gắng truyền đạt. Một trạng thái thoải mái, cởi mở (cánh tay mở, chân thả lỏng), và một giai điệu thân thiện sẽ làm cho bạn xuất hiện gần gũi và sẽ khuyến khích người khác nói chuyện cởi mở với bạn.
Tiếp xúc bằng mắt cũng rất quan trọng trong kỹ năng giao tiếp nơi công sở bạn muốn tìm người trong mắt để chứng minh rằng bạn đang tập trung vào người đối diện và cuộc trò chuyện (tuy nhiên, hãy chắc chắn không nhìn chằm chằm vào người đó, điều này có thể khiến họ không thoải mái).
Ngoài ra, hãy chú ý đến tín hiệu phi ngôn ngữ của người khác trong khi bạn đang nói chuyện. Thông thường, các tín hiệu phi ngôn ngữ truyền đạt cách một người thực sự cảm thấy. Ví dụ, nếu người đó không nhìn vào mắt bạn, người đó có thể không thoải mái hoặc che giấu sự thật.
3. Thể hiện sự rõ ràng, mạch lạc
Kỹ năng giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp bằng lời nói tốt có nghĩa là chỉ nói đủ – đừng nói quá nhiều hoặc quá ít. Cố truyền đạt thông điệp của bạn càng ít càng tốt. Nói những gì bạn muốn rõ ràng và trực tiếp, cho dù bạn đang nói chuyện trực tiếp với ai đó, trên điện thoại hay qua email. Nếu bạn đam mê, người nghe của bạn sẽ điều chỉnh bạn hoặc sẽ không chắc chắn chính xác những gì bạn muốn. Hãy suy nghĩ về những gì bạn muốn nói trước khi bạn nói điều đó; điều này sẽ giúp bạn tránh nói quá mức và / hoặc gây nhầm lẫn cho khán giả của bạn.
4. Thái độ thân thiện
Thông qua một giai điệu thân thiện, một câu hỏi cá nhân, hoặc chỉ đơn giản là một nụ cười, bạn sẽ khuyến khích đồng nghiệp của bạn để tham gia vào giao tiếp cởi mở và trung thực với bạn như là một bí quyết của kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Điều quan trọng là phải được tốt đẹp và lịch sự trong tất cả các thông tin liên lạc tại nơi làm việc của bạn. Điều này là quan trọng trong cả hai mặt đối mặt và thông tin liên lạc bằng văn bản. Khi bạn có thể, cá nhân hóa email của bạn cho đồng nghiệp và / hoặc nhân viên – một cách nhanh chóng “Tôi hy vọng tất cả các bạn có một ngày cuối tuần tốt đẹp” ở đầu email có thể cá nhân hóa thư và làm cho người nhận cảm thấy được đánh giá cao hơn.
5. Tự tin
Điều quan trọng trong kỹ năng giao tiếp này là phải tự tin trong tương tác của bạn với người khác. Niềm tin cho thấy đồng nghiệp của bạn rằng bạn tin vào những gì bạn đang nói và sẽ làm theo. Vượt qua sự tự tin có thể đơn giản như việc giao tiếp bằng mắt hoặc sử dụng giọng điệu chắc chắn nhưng thân thiện. Trong kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp bạn nên tránh làm cho câu phát âm giống như câu hỏi. Tất nhiên, hãy cẩn thận không để âm thanh kiêu ngạo hoặc hung hăng. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn lắng nghe và đồng cảm với người khác.
6. Đồng cảm
Ngay cả khi bạn không đồng ý với chủ nhân, đồng nghiệp hoặc nhân viên, điều quan trọng là bạn phải hiểu và tôn trọng quan điểm của họ. Sử dụng cụm từ đơn giản như “Tôi hiểu ý kiến của bạn” chứng minh rằng bạn đã lắng nghe người khác và tôn trọng ý kiến của họ.
7. Tư duy cởi mở
Một người có kỹ năng giao tiếp tốt nên tham gia vào bất kỳ cuộc trò chuyện nào với một tâm trí cởi mở, linh hoạt. Hãy cởi mở để lắng nghe và hiểu quan điểm của người khác, thay vì chỉ đơn giản là nhận được thông điệp của bạn. Bằng cách sẵn sàng tham gia vào một cuộc đối thoại, ngay cả với những người mà bạn không đồng ý, bạn sẽ có thể có những cuộc trò chuyện trung thực, hiệu quả hơn.
